Уволили за прогул? Одна ошибка может стоить компании миллионов

Работник не вышел на смену. Телефон отключен, коллеги ничего не знают, а руководитель требует немедленно оформить увольнение.

В такой ситуации многие кадровики действуют слишком быстро. Но именно спешка чаще всего становится причиной судебных разбирательств, восстановления сотрудника на работе и выплаты среднего заработка за весь период вынужденного прогула.

Если работодатель нарушил процедуру увольнения хотя бы на одном этапе, суд, как правило, встаёт на сторону работника.

Разбираемся, как действовать правильно, чтобы защитить компанию от лишних рисков.

Пока причина неизвестна — это ещё не прогул

Самая распространённая ошибка — сразу считать отсутствие сотрудника прогулом.

На самом деле до тех пор, пока работник не даст письменные объяснения или пока работодатель документально не подтвердит невозможность их получения, отсутствие считается неявкой по невыясненным причинам.

Именно поэтому в первый день нельзя:

• оформлять увольнение;
• ставить в табеле код прогула;
• делать выводы о виновности сотрудника.

Всё это может привести к признанию увольнения незаконным.

Что необходимо сделать в первый день отсутствия

Первый день — самый важный этап всей процедуры. Именно здесь формируется доказательная база работодателя.

В этот день необходимо:

Зафиксировать отсутствие актом

Документ составляется в свободной форме. В нём указываются:

• ФИО сотрудника;
• дата и время отсутствия;
• место работы;
• подписи минимум двух свидетелей;
• подпись составителя.

Если работник отсутствует несколько дней подряд, такие акты оформляются ежедневно.

Поставить в табеле код «НН»

До выяснения обстоятельств используется только код «НН» — неявка по невыясненным причинам.

Использовать код «ПР» (прогул) сразу нельзя.

Подготовить служебную записку руководителю

Непосредственный руководитель фиксирует обстоятельства отсутствия сотрудника и прикладывает к записке акт.

Если сотрудник вышел на связь

Когда работник появился или ответил работодателю, следующим обязательным шагом становится запрос письменных объяснений.

По Трудовому кодексу сотруднику необходимо предоставить два рабочих дня для подготовки объяснительной.

Даже если очевидно, что работник отсутствовал без уважительной причины, этот этап пропускать нельзя.

Отказ предоставить объяснения не мешает увольнению, но сам факт запроса должен быть подтверждён документально.

Какие причины могут считаться уважительными

Закон не содержит закрытого списка уважительных причин отсутствия.

На практике к ним относятся:

• временная нетрудоспособность;
• вызов в суд или государственные органы;
• ДТП;
• чрезвычайные ситуации;
• задержание;
• приостановка работы при длительной задержке заработной платы;
• другие обстоятельства, подтверждённые документами.

Если причина признана уважительной, отметка «НН» в табеле заменяется соответствующим кодом — например, больничный или исполнение государственных обязанностей.

Когда можно поставить прогул

Если после проверки выяснилось, что уважительных причин нет, код «НН» заменяется на «ПР».

При этом важно помнить несколько правил:

• исправляется именно первоначальный табель;
• старый код остаётся читаемым;
• изменения заверяются подписью ответственного сотрудника;
• если зарплата уже была рассчитана, оформляется корректировка.

Полностью переписывать табель задним числом нельзя. В суде это практически всегда трактуется против работодателя.

Если сотрудник исчез надолго

Наиболее сложная ситуация — работник перестал выходить на связь совсем.

В этом случае работодателю необходимо:

• ежедневно оформлять акты отсутствия;
• продолжать ставить код «НН»;
• направить заказное письмо с требованием явиться на работу и предоставить объяснения;
• при необходимости связаться с родственниками, медицинскими учреждениями или правоохранительными органами;
• документально фиксировать все предпринятые действия.

Только после того, как станет понятно, что уважительных причин отсутствия нет, можно переходить к оформлению увольнения.

Приказ издаётся текущей датой, а не задним числом.

Именно эта ошибка чаще всего становится основанием для восстановления работника через суд.

Не забудьте про отчётность

После оформления увольнения работодателю необходимо своевременно передать сведения в СФР.

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 направляется не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Если отсутствие впоследствии было переквалифицировано в прогул, сведения также придётся корректировать.

Кроме того, длительные периоды отсутствия отражаются в годовой отчётности ЕФС-1 с использованием специального кода «НЕОПЛ».

Какие ошибки обходятся работодателю особенно дорого

Даже одна неточность способна привести к серьёзным финансовым потерям.

Чаще всего работодатели:

• увольняют сотрудника раньше получения объяснений;
• неверно считают сроки;
• оформляют документы задним числом;
• не подтверждают попытки установить причины отсутствия;
• неправильно знакомят работника с приказом;
• нарушают порядок оформления документов.

В результате организация может столкнуться с восстановлением сотрудника в должности, выплатой среднего заработка за весь период вынужденного прогула, компенсацией морального вреда и административными штрафами.

Вывод

Увольнение за прогул кажется простой процедурой только на первый взгляд. На практике она требует строгого соблюдения требований Трудового кодекса и правильного оформления каждого документа.

Ошибки здесь обходятся работодателю значительно дороже, чем несколько дополнительных дней на проверку обстоятельств отсутствия сотрудника.

Специалисты компании ИстЛайн помогают автоматизировать кадровый учёт в 1С, правильно оформлять кадровые документы и своевременно сдавать отчётность в СФР. Если вы хотите снизить кадровые риски и быть уверенными, что все процессы соответствуют требованиям законодательства, обращайтесь в ИстЛайн. Мы поможем выстроить кадровый учёт так, чтобы проверки и спорные ситуации больше не становились проблемой.